英文郵件的「附件」怎麼說?7個商務溝通正確用法一次學會

附件英文

Jane的部門來了新同事,這同事的英文看似專業,寫的email既長又多,Jane以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通,因為其他人英文沒那麼好。

但事實相反,老闆很少寫email給這位新同事,Jane後來才聽說,原來老闆說這樣的溝通太”long-winded”、”old-fashioned”。意思是太囉唆,沒完沒了,而且老派。

不想讓E-mail太老派?你該用簡單英文(plain English)

英語國家自從70年代開始提倡簡單英語(plain English),大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些表達會讓人覺得囉唆又老派,來看一個例子:

As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.
(就先前我們談過的,我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書,請提供您寶貴意見。)

一句一句分解這段email,看看問題在哪裡:

1. 信件開頭:As we / you…

過時用法:As per our previous conversation(就先前我們的談話…..)
這個用法20幾年前很流行,很多每封Email的開頭都是”as per”,但時下商業溝通講求精簡,這樣說顯得老套,而且previous很多餘,直接用As we discussed / As discussed就好。

As per your request …→ As you requested
As per our agreement …→ As we agreed
As per your instructions …→ As you instructed

2.附件:Attached is…

過時用法:Attached please find…(附件是…)
以前人們依賴紙本信件溝通,”Enclosed please find…”也曾經風行一時。但年輕一輩發現,根本沒有任何東西要”find”,這麼寫看起來像律師函,沒道理。還有人會用”please see attached”,這也不自然。現在大家更愛用”I’m attaching”、”I’ve attached”,或直接用”Attached is…”。

Attached please find the following receipt. → Attached is the receipt.(附上收據)

3.隨函:Here is…

過時用法:Herewith(隨函)
Herewith、hereby、herein這些都很拗口,雖然有些文化悠久的商號還改不了口,但直接用here更簡要。

attached herewith→ attached ishere is

4.仔細研究:Review

過時用法:Perusal(仔細研究)
這個字少見少用,但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字,他說在網路學到就用了,這個字改成review更自然。

如果把以上4個過時用語都改掉,以精簡原則修改,原來長長一串的email只要一句話:
As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.
這樣一改,是不是就精簡多了,也更好理解了?

還有以下這些email用語,也已經過時,請用更精準的表達取代它們吧!

除了「附件」的英文,商務溝通你還需要…

通知你:別說”Please be adivse. “

“Please be advised …”(我們要通知你…)
聽起來太像官樣,像銀行寄信告訴你,貸款到期的那種信,直接去掉即可。

Please be advised that the check is overdue. → The check is overdue.

請聯絡我:Please call me

“Please do not hesitate to contact me.”(請隨時聯絡我)
這句話已經用了半世紀之後,已經成了沒有意義的陳腔濫調,說了等於沒說。改成”Please call me.“這類更直接有力的訴求。

下次聯絡時間:by…

“at your earliest convenience”(最近方便的時間)
太客氣會給人虛偽感,既然要earliest,就建議一個時間,例如”by next week“。

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